สำรองข้อมูลก่อนซ่อมคอม: เก็บอะไร และเช็กอย่างไรว่าใช้ได้?

ก่อนส่งซ่อม ควรมีสำเนาไฟล์สำคัญอยู่แยกจากเครื่อง และลองเปิดไฟล์จากสำเนานั้นจริง อย่าใช้เพียงคำว่าอัปโหลดแล้วหรือคัดลอกแล้วเป็นข้อสรุปว่าข้อมูลพร้อมกลับมาใช้งาน เป้าหมายคือรู้ว่ามีอะไรถูกเก็บไว้ อยู่ที่ไหน และใครเปิดใช้งานได้

หากเครื่องเปิดไม่ได้หรืออุปกรณ์อ่านข้อมูลผิดปกติ ให้แจ้งก่อนเริ่มขั้นตอนนี้ การสำรองไฟล์ที่ยังอ่านได้กับการกู้ข้อมูลจากอุปกรณ์ที่มีปัญหาเป็นคนละงาน และอาจต้องใช้วิธีดำเนินการต่างกัน

1. ทำรายการข้อมูลจากงานที่คุณต้องกลับมาใช้

เริ่มจากถามว่า ถ้าพรุ่งนี้ไม่มีเครื่องนี้ ไฟล์ใดจะทำให้งานหยุด แล้วไล่ดูตามงานแทนการเก็บแค่โฟลเดอร์ที่จำได้ง่าย บางโปรแกรมมีที่เก็บข้อมูลของตนเองหรือมีไฟล์แนบแยกจากไฟล์หลัก

• เอกสาร รูป วิดีโอ และไฟล์ใน Desktop, Documents และ Downloads
• งานบัญชี รายการสินค้า ฐานข้อมูล หรือไฟล์จากโปรแกรมเฉพาะ
• โปรเจกต์ที่ต้องใช้ไฟล์ประกอบ เช่น ภาพ ฟอนต์ หรือสื่อที่เชื่อมโยง
• อีเมลหรือข้อมูลที่เก็บในเครื่อง และสิ่งที่อยู่บนบริการออนไลน์
• รายชื่อโปรแกรม เวอร์ชัน และวิธีเปิดใช้สิทธิ์ที่คุณมี

ไม่ต้องรวบรหัสผ่านทั้งหมดใส่ไฟล์เพื่อส่งให้ช่าง เก็บข้อมูลการเข้าถึงด้วยวิธีที่คุณควบคุมเอง และให้เจ้าของบัญชีเป็นผู้ยืนยันเมื่อมีขั้นตอนที่จำเป็น

2. เลือกปลายทางและคัดลอกโดยเก็บต้นฉบับไว้

ถ้าใช้ไดรฟ์ภายนอก ให้ตรวจพื้นที่ว่างและแยกโฟลเดอร์ตามวันที่สำรอง ใช้การคัดลอกและรอจนเสร็จก่อนถอดอุปกรณ์ อย่าเพิ่งลบต้นฉบับเพื่อเพิ่มพื้นที่ระหว่างที่ยังไม่ตรวจสำเนา

หากใช้บริการคลาวด์ ให้ตรวจบัญชีที่ลงชื่อเข้าใช้ พื้นที่ที่มี และสถานะของรายการอัปโหลด ควรลองเปิดไฟล์สำคัญจากปลายทางด้วย ไม่ใช่ดูเฉพาะไอคอนโฟลเดอร์ในเครื่อง การเห็นชื่อไฟล์ไม่ได้ตอบทุกกรณีว่าไฟล์ฉบับเต็มอยู่ที่ไหน

เลือกสำรองเฉพาะส่วนที่จำเป็นต่อเป้าหมายงานได้ แต่ต้องระบุสิ่งที่ไม่รวมให้ชัดเจน เพื่อไม่ให้เข้าใจภายหลังว่าได้เก็บข้อมูลทั้งเครื่องแล้ว

3. ใช้เครื่องมือของระบบโดยรู้ขอบเขต

Windows Backup ช่วยสำรองโฟลเดอร์ผู้ใช้ที่เลือกไปยัง OneDrive และการตั้งค่าบางส่วน ต้องตรวจรายการโฟลเดอร์ที่เปิดไว้และสถานะการสำรอง อย่าเหมารวมว่าไฟล์ทุกไดรฟ์หรือทุกฐานข้อมูลอยู่ในสำเนาแล้ว โปรแกรมบางรายการยังต้องติดตั้งใหม่เมื่อย้ายเครื่อง อ่านขอบเขต Windows Backup ของ Microsoft

สำหรับ Mac สามารถใช้ Time Machine กับอุปกรณ์เก็บข้อมูลที่รองรับ และตรวจวันที่สำรองล่าสุดตามคู่มือ Apple วิธีตั้งค่าแตกต่างตาม macOS หากมีการเข้ารหัสสำเนา ต้องเก็บข้อมูลที่ใช้เปิดสำเนาให้เข้าถึงได้เมื่อจำเป็น

เครื่องของบริษัทหรือโรงเรียนอาจใช้วิธีสำรองที่องค์กรกำหนด ให้สอบถามผู้ดูแลก่อนเปลี่ยนแผนหรือย้ายข้อมูลออกไปยังบัญชีส่วนตัว

4. ตรวจด้วยการเปิดไฟล์และเทียบรายการ

เลือกไฟล์สำคัญจากแต่ละกลุ่มมาเปิดที่ปลายทาง เช่น เอกสารล่าสุด รูปภาพบางส่วน และโปรเจกต์ที่ต้องมีไฟล์ประกอบ ตรวจว่าเนื้อหาตรงกับฉบับที่ต้องการ ไม่ใช่แค่มีชื่อไฟล์อยู่

จดวันที่สำรอง ตำแหน่งจัดเก็บ และสิ่งที่ยังไม่ได้สำรองไว้เป็นรายการสั้น ๆ สำหรับฐานข้อมูลหรือโปรแกรมเฉพาะ อาจต้องใช้วิธีส่งออกและนำเข้าของโปรแกรมนั้น ควรทดสอบตามคู่มือหรือสอบถามผู้ดูแลก่อนถือว่าสำเนาใช้งานได้

การสุ่มเปิดไฟล์ช่วยตรวจเบื้องต้น แต่ไม่ได้ยืนยันความสมบูรณ์ทุกไฟล์ หากข้อมูลสำคัญมากให้ตกลงขอบเขตการตรวจให้เหมาะกับงานก่อนส่งเครื่อง

ถ้าไฟล์หายไปแล้วควรทำอย่างไร?

ตรวจสำเนาที่มีอยู่และถังขยะก่อน หากยังไม่พบ อย่าติดตั้งเครื่องมือหรือบันทึกไฟล์ใหม่ลงอุปกรณ์ต้นทางโดยไม่วางแผน Microsoft อธิบายว่าพื้นที่ของไฟล์ที่ลบอาจถูกเขียนทับจากการใช้งานต่อ จึงควรลดหรือหลีกเลี่ยงการใช้เครื่องเมื่อพยายามกู้ไฟล์ ตามข้อมูล Windows File Recovery

หากระบบขอให้ฟอร์แมตแต่ยังต้องการข้อมูลเดิม ให้หยุดก่อนยืนยัน เก็บรายละเอียดว่าเกิดอะไรขึ้นและเคยลองวิธีใดแล้ว การมีโปรแกรมกู้ข้อมูลไม่ได้รับประกันว่าจะได้ไฟล์กลับมาทั้งหมด

ติดต่อ LINE @maekhu เพื่อปรึกษางานสำรองและกู้ข้อมูล พร้อมแจ้งชนิดอุปกรณ์ อาการ และไฟล์ที่สำคัญที่สุด จะช่วยเลือกแนวทางให้ตรงกับสถานการณ์